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【ビジネスハック】経験にもとづくPDCAサイクルの効果的な使い方

一回ぐらいは「PDCAサイクル」という名前を聞いた事があるでしょうか?とても有名であるにもかかわらず、あなたはうまく使えていますか?

とにかくPDCAサイクルを回せと言われますが、なかなかうまく使いこなすことは難しいかもしれませんね。PDCAサイクルというぐらいだからグルグルと回せばいいんですよ。

チームのリーダーとしてPDCAサイクルを使って、チームをゴールに導く心得をお伝えします。

そもそもPDCAサイクルとは

有名なビジネスツールなのでご存じの方も多いとは思いますが、

P(Plan)計画:計画を立てて
D(Do)実行:立てた計画の通りに実行して
C(Check)評価:実行した(Do)結果が計画(Plan)の通りだったか確認して
A(Action)改善:評価の結果から改善を行い → 改善から修正した計画をつくるPlanへ

こうして、P→D→C→A→P→……とゴールにたどり着くか、途中でやめるまで回し続けることからサイクルと呼ばれています。

なぜPDCAサイクルはうまくいかないのか

なにか新しいことを始める時、もしくはプロジェクトが終わっての反省の弁でも「PDCAサイクル」の名前はよくでてきます。「PDCAサイクルを回してプロジェクトを成功させよう」「きちんとPDCAサイクルを回していれば…」などなど聞いたことはありますよね。

不思議なもので「PDCAサイクルをきちんとしていたおかげで成功しました」という言葉はあまり聞いたことはないですね。

うまくいかなかった責任を「PDCAサイクル」は取らされているようで、なんだかかわいそうな存在です。こんなにも有名にも関わらずうまく使いこなせずに、「PDCAサイクル」は失敗の責任を取らされてばかりなのでしょうか?

今までの経験や周りで見聞きした失敗プロジェクトの例も踏まえて、上手なPDCAサイクルの使い方をお伝えしたいと思います。

「計画を完璧に立てる」ことに固執する

「計画を立てる」= その計画は変えられない、ではありません。

PDCAサイクルは、最初の計画ではうまくいかないことが前提になっているのです。だからCheck と Action を経て、Plan を修正して Do を繰り返すことになっているのです

座学では皆さん「当たり前じゃん」とおっしゃるのですが、一度立てた計画が絶対となって変えることができなくなっているのです。なぜなら、「計画を完璧に立てすぎる」からなのです。

分からないながらもその時点で立てた「完璧な計画」にいつの間にか捕らわれてしまっているようです。分からないからこそ膨大な時間やコストをかけて作った計画が正義になっていませんか?

そんな計画に愛着が湧いてしまったり、仮の計画自体が前提条件にすり替わってしまったり、あたかもゴールへの道筋がその仮の計画でしかありえない、なんてことになっていませんか?

「立てた計画は変わるもの」と心得よ

最初に立てた計画が完璧であればPDCAサイクルを回す必要はないはずです。その計画にそって行いさえすれば成功間違いないはずです。でも、現実はそんなことはありませんよね。進むにつれて状況が見えてきたり、当初から変化する可能性もあるはずです。

立てた計画は変わるものと思って、まずは取り組むことが大事です。修正する土台として、次々に変化させていけばよいのです。

分からないからこそ、素晴らしい計画を立てたい気持ちもわかりますが、ある程度を見極めてまずは走ることも大事なのではないでしょうか?

計画が変わるのは当然で、Check を行うための仮の計画だと割り切って進むことも重要です。変わる計画のために時間やコストを大量につぎ込むことは無駄ですね。

なぜ?「計画通りに行わない」

仮の計画だといって適当にしていませんか?PDCAサイクルがうまくいかない原因として、計画通りに行わないことがあげられます。

勝手な判断で計画の通りに行わないと、どこを修正していけば良いか分からなくなります。

仮の計画が、上の承認を得るためだけの計画の場合に、現場では誰も計画を守らずに自分たちの判断で動いてしまうことがよくあります。現場の判断では、Check と Action そして 修正した Plan までのサイクルを回してしまっているので、できれば現実的な計画に合わせてしまいましょう。

また、立てた計画通りに行っても、どのように実行したのかを記録しないと、評価( Check) がうまく機能しませんよ。評価をうまく行うためにも記録を残すことを心がけましょう。

「評価(Check)が客観的にできない」

計画に「ここはすげー頑張るところ」とか「できるだけ早くおこなう」なんて書き方だと評価もどうやっていいのか分かりません。

笑い事ではなく、もう少しきちんとした表現であるものの「すげー頑張る」と同程度のことしか書いていない計画書を何度も見てきました。

最初から客観的な評価ができるような書き方ができれば良いのですが、計画を修正するときには、評価がしやすい計画の書き方に直してしまいましょう。

あるある「PDCAサイクルがめんどくさい」

結構多いのが、めんどくさくなって回さない。もしくは、忙しくて何となく頭の中で回したつもりになっている。

リーダーになりたてで、やる気に溢れた方に多いような気がします。是非、このプロジェクトを成功に導きたいと意気込んでいる場合に多いですね。

きっちりとした計画を立てて、きちんとPDCAサイクルを回しても、あまり改善効果がない。そして、とても忙しくなってPDCAサイクルどころではない…。

計画を修正する時にも完璧なものを求めすぎることが多いのかなと思います。あくまで気持ちよく実行(Do)するためのツールなので、みんなを巻き込んで気軽にグルグル回せば良いのです。

まとめ

PDCAサイクルについてどうでしたか?分かっているけど、なかなかできないんだよねという声が聞こえてきそうです。

昔の船の砲撃のように、とりあえず一発撃ってみて水しぶきで目標に近いのか遠いのか試してみて、徐々に目標に近づけていくようなイメージですね。

  • 計画は大事だけど、すぐに修正されるものだと心得るべし
  • 最初の計画に時間をかけるよりもまずは動いたほうが良い
  • 立てた計画には従うべし
  • 評価ができるような計画の立て方をするべし

PDCAサイクルを活用して、チームをうまくゴールに導いてくださいね!

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