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【ビジネスハック】リーダーとして1on1ミーティングを導入するメリット

1on1-meeting

アメリカの西海岸のシリコンバレーの企業や日本でもヤフーが導入して話題になっている1 on 1ミーティング

話題になる前から、“やす”は似たようなことを取り入れていました。世間での話題になっているやり方をカスタマイズして利用しているので体験談を交えて語ります

まずは、一般的な1 on 1ミーティングについても紹介しますので、ぜひあなたのチームにも取り入れてみてはいかがでしょうか。そのあとで、“やす”のカスタマイズして活用した事例についても紹介します

1 on 1ミーティングとは何

1on1ミーティングとは

1 on 1ミーティングとはその名の通り、マネージャー(リーダー、上司)とメンバーが1対1で行うミーティングのことです。すでに評価面談を直属の上司と1対1でやっているよ、という方もいるかもしれませんが全く違うものです

細かい定義はいろいろありますが、多くは以下の通りで行われるミーティングです

  • 開催の間隔は短く定期的
  • ミーティングの時間は短く(30分~1時間が多いようです)
  • 目的はコミュニケーションを取ること

開催の間隔は短く定期的

通常の評価面談は、半年や3か月に一回設定されていることが多いですが、1 on 1ミーティングは2週間や1か月に1回で行われることが多いようです。目的によっては、週に1回や毎日行うこともあります

定期的に回数を多く開催することが目的で、事前に話題がなくても開催します。もし、どちらかの都合でできない場合には、リスケして代替の日程を設定します(例え、事前に話すことがないとしても)

優先度は高めに設定します。例えば、毎月の第1営業日には必ず話す時間が30分ある、ということを習慣化することが必要です

ミーティングの時間は短く、30分~1時間程度

忙しい中で行うので、回数を多く時間は短く設定しましょう。そして、時間内に終わることを厳守しましょう。時間内に終わるためには、マネージャーが下の項目で述べる目的を忘れなければ達成されるはずです

短い時間では話せる内容は限られてきます、込み入った案件の相談であれば会議を別に設定しましょう

目的はコミュニケーションを取ること

1 on 1ミーティングの目的は、マネージャーと部下のコミュニケーションをとることです。マネージャーは聞くことに集中しましょう。8割は聞くことに徹する、これくらいでちょうど良いはずです。そして、マネージャー側が話しすぎなければ時間通りに終わるはずです

1 on 1ミーティングの目的とは

メンバーの成長

先ほども述べた通り、マネージャーとメンバーの間のコミュニケーションをとることが最大の目的です。わざわざコミュニケーションのための時間を取るなんて、そう思う人も多いかもしれませんね

しかし本当にコミュニケーション取れていますか?マネージャーの独りよがりになっていませんか?あなたが話す以上に相手も話してくれますか?チームで話をする時に、その場で意見が出ずに後で反対意見が聞こえてきたりしませんか?

人が本心を言う時は、そのチームを去る時だと言われています(何も言わずに去る人もいますが)。あの時なんで言ってくれなかったのか?そのような事態を避けるためにも、コミュニケーションの時間が必要になるのです

最大の目的はメンバーの自立的な成長の手助け

ただコミュニケーションを取ってお互いを知るだけではなくもちろん目的があります。最大の目的は、メンバーの成長を手助けするためです。

現代のように時代の変化が速く、価値観の多様化や情報の陳腐化が速くなっていると、マネージャーが最適解をもちあわせない問題もしばしば発生するでしょう

マネージャーとともに問題解決に試行錯誤できるように成長してもらわないと組織が回っていかなくなっている状況です。メンバーの成長に向けて、メンバーやマネージャーがどのように考えているのかをすり合わせていく場であるのです

まずは信頼関係を築くこと

何度も問いますが、メンバーの言うことをじっくりと耳を傾けて聞いていますか?マネージャーが一方的に話している、そんな状況では信頼関係は構築できていません

本心を話してもらうためには、まずは信頼関係を構築するための時間が必要です。なによりもメンバーの価値観を理解することが重要になってくるでしょう

メンバーのキャリアについての考えを聞くこと

評価面談は別の機会にあるので、できる限り人事評価での話と混同させないことです。会社やマネージャーの望みや評価基準を押し付けるのではなく、メンバーのキャリアについての考え方をくみ取ることが重要です

メンバーの望むキャリアが、マネージャーの望むものとは異なる場合もあるでしょう。あなたがマネージャーの得点に結びつくキャリアパスにしか興味がないと見抜かれたら、あなたに本心を言ってもらえないでしょう

マネーシャーとして手助けできる範囲を明確に伝えて、メンバーの望むキャリアパスを実現させるために話合いを行いましょう。そのようなマネージャーの真摯な態度に触れてメンバーも心変わりするかもしれませんよ(その心変わりを期待しての行動では本末転倒ですが)

話題についてはメンバー優位で決める

進捗報告などはできる限り避けたほうが良いとは思いますが、メンバーが若手だったり仕事の仕方が分かっていないと進捗報告がメインになることありだとは思います。後で述べますが、自分が始めた理由の一つは進捗報告の時間をきちんと確保することでした

マネージャーが一方的にメンバーに何かを伝えたりする場ではありません。チーム全体の前ではなかなか言えないことがあるとの申告があれば、そのようなことを話題にしてもよいでしょう

マネージャーがメンバーの価値観や考えなどを聞き出して成長してもらうことが重要なので、メンバーから話題を出してもらうのが理想ですが、初めはなかなか話も進まないと思います。信頼関係を築くまでは、マネージャーが少しだけ話題をふることをしてもよいでしょう

1 on 1ミーティングを行うためにマネージャーがすること

マネージャーがすること

チームのメンバーの前で宣言する

一番最初のスケジュール候補を決めたら、チームのメンバーの前で1 on 1ミーティングを行うことを宣言しましょう。目的とマネージャーとしての取り組み姿勢をはっきりと伝えましょう

目的:

  • チームの個々のメンバーとコミュニケーションをとる
  • キャリアパスについての考え方を理解してどのような手助けができるかを共に考える

取り組み姿勢:

  • メンバーが語りたいことを聞く
  • できる限り人事評価にリンクはさせない
  • マネージャーの利害を超えてサポーターとしてメンバーの成長を助けていく

あまり歓迎されなかったとしても心配しないでください。突然何を言ってるだろう?、どうせ続かないよ、なんて言われても(思われても)やり続けましょう

ひそかに話題を準備しておく

メンバーが話題を準備していてくれればよいですが、始めたばかりはなかなかそうもいかないでしょう。そこで、メンバーの価値観を聞くような簡単な質問を準備しておくとよいでしょう。案件の進捗を尋ねるのが一番楽でしょうが、それはあまりお勧めしません

人生や仕事に対して価値があると思うことは何か?どう取り組んでいきたいと思っているか?といった質問をぶつけてみましょう。恋人はいるのか?週末は何をしているのか?趣味は何か?といった、あまりプライベートにかかわる質問はNGです。メンバーの話題にプライベートな内容が含まれている場合にも、あまり深入りしないのが良いでしょう

チームやマネジメントについて改善すべき点を聞いてい見るのもよいかもしれません。思わぬアイデアを聞くことが出来るかもしれませんね。メンバーも最初は愚痴ばかりになるかもしれませんが、そのうち未来志向になってくれると思います(聞かされるマネージャーとしてはなかなかつらいですけどね)

1 on 1ミーティングが定着するとマネージャーが話題を準備する必要はなくなりますよ

(できれば)話した内容をメモにして渡す

「信頼関係を築くには小さな約束を守り続けることだ」とは、かつての同僚の言葉です。1 on 1ミーティングでの話し合いを実現できるように、できれば内容をメモにしてメンバーに渡しましょう。メンバーからもメモをもらえると双方の認識の相違をなくすためにも良いですね

リスケしてなるべく開催をする

開催のスケジュールは定期的にしましょう。何かの都合で予定通りに開催できない場合には、開催をやめるのではなくリスケジューリングをしましょう。その時もマネージャーが率先してすぐに代替のスケジュールを決めるようにしましょう

実際に行っている1 on 1 ミーティングの経験を織り交ぜて紹介しました。 別の記事では、少しカスタマイズした1 on 1 ミーティングの事例を紹介しますね

まとめ

1 on 1 ミーティングをチームに取り入れて、チーム内のコミュニケーションの幅を広げてくださいね。個々の力を強くして、チームを総合的に強くするためのツールとなると思います

リーダーもメンバーも同じ目線で語ることが出来るのは、アドラー心理学の目指す「横の関係」の構築にもつながりますので、ぜひ検討してみてください

  • メンバーの成長の手助けをする
  • メンバーとコミュニケーションを取り、個々とチームの課題を共に解決する
  • まずは、信頼関係を構築する

メンバーの成長がリーダーの成長にもつながります、とにかくメンバーの声に耳を傾けること、これに尽きます!

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